Để có được một cuộc họp tại các trung tâm hội nghị thành công, bạn cần chuẩn bị rất nhiều thứ,t ừ việc lên kế hoạch đến thực hiện ý tưởng.
Đã gần đến ngày hội nghị thường niên của công ty diễn ra ở một trung tâm hội nghị có uy tín, bạn chịu trách nhiệm phần chuẩn bị mọi thứ nhưng lại chưa có kinh nghiệm. Đừng quá lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn. Những thông tin dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để có được một buổi hội nghị hoàn hảo.
1.Lên chủ đề cho chương trình
Như bạn đã biết, mọi cuộc họp diễn ra đều phải có chủ đề và nội dung rõ ràng, xác định được chủ đề sẽ giúp cho mọi người nắm được phần nào mục đích của người tổ chức và cả mục đích của người tham dự.
Cần nêu ngắn gọn chủ đề để khách mời dễ hiểu.
2. Làm việc với người phát biểu
Bạn nên đưa lịch trình và khung hội nghị cho người phát biểu trước đó ít ngày, để họ có thể biết được mình cần nói những gì và trong bao lâu. Như vậy sẽ tránh được trường hợp các phần trong cuộc họp được diễn ra đầy đủ, cũng như đảm bảo được thời gian không bị quá giờ. Vì là thuê trung tâm hội nghị đẳng cấp nên mọi thứ đều phải chuẩn bị trước, tránh tình trạng bị động, nếu giờ diễn ra kéo dài hơn hợp đồng thì nhiều khoản chi phí phát sinh khác sẽ làm bạn khó xử.
3. Chuẩn bị nội dung:
Thông báo nội dung hội thảo đến khách mời để chuẩn bị ý kiến và thu thập những tài liệu liên quan đến nội dung hội nghị .
Chuẩn bị lời dẫn cho Ban Tổ chức. Đề dẫn cần ngắn gọn, súc tích có tính chất bao quát chung đến những vấn đề cần thảo luận.
Các nội dung hội nghị phải kèm theo các con số, bằng chứng để chứng minh. Như vậy, tính khách quan và hiệu quả của cuộc họp sẽ được tăng cao.
4. Chuẩn bị về nhân sự:
Phân công cho người khác trong nhóm làm các công việc về chuẩn bị về viết nội dung, biên tập nội dung và chuẩn bị các điều kiện cho hội nghị như: tìm kiếm địa điểm tổ chức, hậu càn, kỹ thuật, nước uống cho khách mời…
5. Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:
– Lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị.
– Kiểm tra địa điểm tổ chức:
Về không gian: Hội trường có đủ rộng để chứa đủ khhacsh mời hay không? Kiểu bàn nào là phù hợp? bàn chủ tọa, bục phát biểu… có đảm bảo không.
Về trang trí: Thông thường, trong các hội thảo, chỉ cần trang trí giản dị, đầy đủ, tránh việc cầu kỳ không cần hay quá cẩu thả, sơ sài.
Về ánh sáng, âm thanh: Cần chuẩn bị tốt về ánh sáng (đèn điện nơi bục phát biểu) để đại biểu có thể đọc rõ tài liệu. Âm thanh cũng quan trọng không kém khi micro phải đầy đủ, chất lượng âm thanh tốt. Cần có máy chiếu hay màn hình LED để các tài liệu đại biểu đọc, khách mời phía dưới có thể nhìn thấy.
Nếu có thêm wifi không dây thì càng tốt vì có thể hội nghị diễn ra sẽ rất cần sự tham khảo từ các nguồn trang mạng.
