Địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hiện nay được nhiều người tin tưởng và lựa chọn không chỉ vì chất lượng phục vụ tốt, không gian đẹp mà giá thành cũng rất phải chăng.
Có thể thấy thội thảo, hội nghị là một trong những hình thức sự kiện phổ biến của các doanh nghiệp, đơn vị công ty hiện nay. Và một quy trình tổ chức hội thảo cũng không quá phức tạp vì khi thuê các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM thì chúng ta đã được tư vấn và hỗ trợ hầu hết các khâu chuẩn bị.
Với một buổi hội thảo cơ bản sẽ bao gồm các quy trình như sau:
- Phần phát biểu mở đầu, giới thiệu về nội dung chính của buổi hội thảo
- Phần thảo luận, trao đổi những vấn đề liên quan đến nội dung hội thảo
- Tổng kết, các tiết mục giải trí và tặng quà
Tuy nhiên để quy trình này được diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp thì chúng ta cần chú ý những yếu tố sau
1. Lên chi tiết chương trình cụ thể
Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề, việc lên kế hoạch chương trình gắn liền với chủ đề không chỉ giúp tạo sự liên kết suốt cả sự kiện. Mà còn là yếu tố quan trọng, liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích ban đầu mà người tham dự cũng như khách mời của bạn quan tâm và hướng đến. Dù bạn có thuê công ty tổ chức sự kiện hay đơn giản bạn tự thực hiện thì chủ để chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút công chúng.
2. Làm việc trước với người phát ngôn, diễn giả
Trong một buổi hội thảo thì không thể thiếu người phát ngôn hoặc diễn giả. Và khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, hội nghị thì bạn cần lưu ý là nên làm việc trước với khách mời phát ngôn cũng diễn giả của buổi hội thảo. Điều này sẽ giúp cho 2 bên hiểu nhau hơn, giúp thống nhất được nội dung của buổi nói chuyện cũng như về thời gian diễn giả trình bày, như vậy buổi hội thảo của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian.
Trong phần này bạn cần chú ý đến việc công bố tên và chức danh của diễn giả. Đây là một chi tiết rất quan trọng, bởi các thông tin này cần được công rõ ràng tránh sự nhầm lẫn. Vì đó là sự tôn trọng tối thiểu mà một người cần có. Và nhờ có sự góp mặt của họ nên buổi hội nghị hoặc hội thảo của bạn mới thêm phần thu hút, nên chúng ta cần phải thận trọng.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM phù hợp
Tùy theo nội dung, chủ đề của sự kiện và đối tượng khách mời cũng như số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Thông thường với những hội nghị hoặc hội thảo lớn chúng ta nên lựa chọn nên tổ chức ở khách sạn, resort hoặc các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Với những sự kiện hội nghị nhỏ hoặc hướng đến sự thân mật thì chúng ta nên chọn tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn như nhà hàng hoặc các quán cafe để tạo được không khí thân thiện, cởi mở.
Khi lựa chọn địa điểm bạn cũng cần tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, các dịch vụ có phí và dịch vụ miễn phí để bạn có thể tính toán và dự trù kinh phí sao cho phù hợp. Đồng thời bạn nên lên một kế hoạch chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất.
4. Quảng bá cho hội nghị hội thảo
Nếu bạn đã chuẩn bị một sự kiện thật chuyên nghiệp thì nên chú ý đến yếu tố quảng cáo và giới thiệu cho sự kiện của mình để tránh uổng công do không có khách tham dự. Đó là lý do mà việc thực hiện quảng bá cho sự kiện là hết sức cần thiết. Hiện nay có những hình thức quảng bá mà bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội (facebook, zalo), các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… Riêng đối với những sự kiện có chi phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức gọi điện thoại mời họ tham dự để thể hiện sự nghiêm túc và trân trọng hơn đồng thời cũng chủ động hơn về số lượng khách tham dự. Chiến dịch quảng bá sự kiện của bạn nên diễn ra vào thời điểm thích hợp để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.
Trên đây chúng ta vừa điểm qua những thông tin cần thiết để chuẩn bị cho một sự kiện tại TPHCM. Cũng như những lưu ý trong quá trình chọn lựa các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Có thể nói việc chuẩn bị cho một sự kiện không hề đơn giản, nhưng nếu biết cách sắp xếp và tính toán hợp lý thì mọi thứ vẫn sẽ diễn ra tốt đẹp. Chúng ta nên nhớ mọi công việc dù nhỏ nhất cũng phải được kiểm tra và tính toán kỹ để từ đó góp phần cho chương trình lớn diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất.
Nếu các bạn còn đang phân vân không biết nên chọn địa điểm nào thì có thể tham khảo thêm các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM.
