Để thuê một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM tiết kiệm bạn cần hiểu rõ những vấn đề này vì chỉ khi bạn làm tốt những việc chi tiết nhất thì mới có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí tối đa. Sau đây là một số bí quyết giúp bạn tiết kiệm chi phí khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM.
1. Vị trí thuê địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
Bạn nên chọn một vị trí địa lý thuận tiện để những khách mời có thể dễ dàng di chuyển đến. Vậy vị trí như thế nòa là thuận lợi? Tốt nhất chúng ta nên chọn một địa điểm cách vị trí di duyển của khách mời dưới 10km, giúp cho khách mời giảm bớt được thời gian và chi phí di chuyển.
Nếu bạn chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM thì có các khu vựcgần trung tâm như quận 1, quận 2, quận 3, quận 4, quận 5, quận 6, Quận 7, Quận 8, Quận 9, Quận 10, Quận 11, Quận 12, Quận Phú Nhuận, Quận Bình Thạnh, Quận Tân Bình, Quận Thủ Đức, Quận Gò Vấp, Quận Bình Tân, Quận Tân Phú.
2. Xác định nhu cầu và đối tượng khách mời
Để có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và tiết kiệm nhất chúng ta cần dựa vào nhu cầu, ngân sách đơn vị và đối tượng khách mời để có những quyết định hợp lý nhất.
Với những chương trình quy mô lớn, đối tượng khách mời là người sang trọng thì chúng ta nên chọn những địa điểm sang trọng đẳng cấp để có thể làm hài lòng tất cả mọi người.
Chúng ta nên chú ý số lượng khách mà lựa chọn không gian cho hợp lý, không nên lựa chọn địa điểm quá rộng lớn, tránh lãng phí. Nhưng cũng không nên chọn không gian quá nhỏ sẽ làm giảm chất lượng chương trình của bạn và mọi người sẽ cảm thấy rất khó chịu.
Ngoài ra ngân sách cũng là một yêu tố quan trọng trong việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Bởi ngoài chi phí thuê không gian tổ chức bạn còn phải chi nhiều thứ như phí gửi xe, thuê các trang thiết bị hỗ trợ như âm thanh, ánh sáng, đồ ăn nhẹ và quà tặng cũng nhưu tài kiệu cho khách mời.
Sau khi trừ ra các khoản chi phí phụ như trên chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mức chi phí chi cho khoản thuê địa điểm và sẽ hạn chế được nhiều chi phí phát sinh hơn.
3. Nghiên cứu thông tin về địa điểm tổ chức sự kiện
Để quyết định có chọn địa điểm tổ chức sự kiện hay không chúng ta cần dựa vào một số tiêu chí như:
-
Thông tin về địa điểm
Chúng ta nên tham khảo ý kiến của một số người quen đã từng thuê địa điểm hoặc có nhiều thông tin khách quan về địa điểm đó để rút kinh nghiệm và lựa chọn cho phù hợp.
Việc tham khảo ý kiến của những người xung quanh giúp tiết kiệm được thời gian cho việc khảo sát các địa điểm hơn.
-
Khu vực gửi xe
Khi chọn bất kỳ một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM bạn cần quan tâm nhất là khu vực gửi xe. Bởi hiện nay tình hình an ninh trật tự và giao thông của TPHCM rất phức tạp. Việc bố trí được một khu vực gửi xe an toàn sẽ góp phần làm cho sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.
Tùy vào số lượng khách mời mà chúng ta sẽ lựa chọn địa điểm có không gian và chỗ gửi xe phù hợp.
-
Vấn đề an ninh, an toàn
Bạn nên nghiên cứu kỹ khu vực xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện của mình. Dù một địa điểm có đẹp lộng lẫy đến đâu nhưng nếu môi trường xung quanh quá phức tạp như nhiều ổ tệ nạn xã hội, rác thải, bán hàng rong,…thì cũng không nên chọn vì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình.
Bạn nên chọn những địa điểm gần với các dịch vụ công cộng trong bán kính 2km như trạm xe buýt, bệnh viện, trạm y tế, cửa hàng tiện lợi, chốt dân phòng,…để có thể thuận tiện trong mọi hoạt động cũng như xủa lý nhanh những tình huống bất ngờ xảy ra.
-
Các dịch vụ đi kèm
Thưởng khi bạn chọn các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM sẽ nhận được những dịch vụ đi kèm có thể là miễn phí hoặc tính phí. Đó sẽ là những khoản hỗ trợ rất tốt cho bạn, vừa giúp bạn chuẩn bị tốt cho sự kiện vừa tiết kiệm chi phí cho đơn vị.
Với những dịch vụ đi kèm có tính phí chúng ta cần dựa vào ngân sách chung của chương trình mà quyết định lựa chọn hay thêm bớt các dịch vụ.
Năm rõ được những bí quyết trên, các bạn sẽ tự tin hơn trong việc chuẩn bị hội thảo cũng như việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM hợp lý góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện của đơn vị. Ngoài ra việc chuẩn bị tốt các khâu quan trọng trong một buổi hội thảo sẽ là tiền đề cho sự thành công của toàn buổi hội thảo mà bạn đang chuẩn bị.
Trên đây chúng ta vừa tham khảo một số bí quyết giúp bạn chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM tiết kiệm nhất. Và những lưu ý quan trọng để chọn một địa điểm tổ chức sự kiện. Đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho các bạn đang có nhu cầu tổ chức một buổi hội thảo cho đơn vị mình. Để có thêm nhiều thông tin chia sẻ hơn các bạn có thể tham khảo một vài địa địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM uy tín tại đây.
