Hội nghị khách hàng là một trong những loại sự kiện quan trọng và vô cùng phổ biến đối với doanh nghiệp. Vì thế để có được một buổi hội nghị thành công thì đòi hỏi bạn phải có nhiều kinh nghiệm cũng như có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy trong quá trình thực hiện đâu sẽ là vấn đề khó khăn, gây trở ngại cho buổi sự kiện? Và làm sao để khắc phục? Ngay sau đây mời bạn hãy chúng tôi tìm hiểu thật kỹ nhé.
Kịch bản tại buổi hội nghị khách hàng thiếu yếu tố hấp dẫn
Niềm tự hào lớn của doanh nghiệp luôn được thể hiện ở ngày tri ân khách hàng, bởi đó là lúc hội ngộ đông đủ khách hàng thân thiết, những đối tác và còn có thể là nhiều hơn thế. Vì vậy, đây sẽ được xem là lúc doanh nghiệp phải tận dụng tối đa thời thời gian quý báu này để thể hiện nên những nét nổi bật, ưu điểm của mình gây ấn tượng đến với khách mời. Nếu trường hợp kịch bản của chương trình xây dựng nên theo một cách rập khuôn, thiếu tính sáng tạo đổi mới thì khó có thể ghi điểm hay để lại dấu ấn trong lòng khách mời.
Khi lên kế hoạch cho chương trình hội nghị, bạn nên chú trọng trong việc thiết kế một kịch bản trọn vẹn, nội dung được truyền tải xúc tích không lan man và có yếu tố sáng tạo độc đáo. Thêm vào đó trong quá trình sự kiện diễn ra thì bạn cũng phải lồng ghép những điểm mạnh đặc trưng mà doanh nghiệp mình có, tạo nên từ một đến hai khoảnh khắc điểm nhấn, cái mà không cần quá nhiều hay dồn dập, có như vậy nét nổi bật và thông tin truyền tải sẽ “thẩm thấu” trong tâm trí của khách mời lâu nhất.
Kịch bản tại buổi hội nghị khách hàng phải có yếu tố sáng tạo, điểm nhân
Sự khó khăn khi chọn địa điểm phù hợp
Một buổi hội nghị thành công không thể không kể đến yếu tố địa điểm, vì thế nếu sự chuẩn bị còn sơ sài hoặc thiếu kinh nghiệm thì bạn rất dễ chọn sai nơi tổ chức và gây nên khó khăn cho chính doanh nghiệp của bạn, cũng như khách mời khi tìm đến địa điểm tổ chức. Sau đây là những yếu tố giúp bạn nhận biết một địa điểm không đạt yêu cầu:
- Sức chứa không đủ đáp ứng cho lượng khách tham dự
- Vị trí khó tìm hoặc bị tắc đường, làm đường
- Không gian sảnh không phù hợp với chủ đề của buổi hội nghị
- Thiết bị âm thanh quá cũ, không ổn định
Đó là những yếu tố góp phần gây trở ngại lớn, khiến cho khách mời khó khăn khi muốn tham dự hay bị sự bất tiện, không thoải mái làm phiền.
Để giảm thiểu tối đa tình trạng này, bạn cần hoạch ra những phương án cụ thể và cũng như những mục tiêu cần thực hiện như: tìm địa điểm có sức chứa đạt yêu cầu, trang thiết bị ổn định và được kiểm tra kỹ lưỡng. Vị trí, chi phí, quy trình phục vụ như thế nào? Qua đó có thể tìm cho mình một địa điểm lý tưởng cho buổi sự kiện.
Hãy nhớ rằng bạn cũng cần khảo sát địa điểm thực tế trước để tận mắt kiểm tra chất lượng, hệ thống sảnh và hơn hết là gặp được người tư vấn cung cấp cho bạn biết được góc nhìn tổng và chính xác để chuẩn bị và lên kế hoạch “chuẩn” ngay từ đầu.
Hãy đảm bảo địa điểm tổ chức hội nghị đạt những tiêu chí phù hợp
Nhân sự chưa được đảm bảo, thiếu kinh nghiệm
Đối với một buổi sự kiện như hội nghị dành cho khách hàng thì đòi hỏi sẽ cần nhiều người tham gia từ công đoạn sắp xếp, trang trí đến hậu cần, điều phối. Vì thế nếu đội ngũ của bạn thiếu kinh nghiệm tổ chức, thiếu hiểu biết trong cách điều hành chương trình thì sẽ khiến cả buổi hội nghị trở nên rối ren, khó kiểm soát, có thể hưởng đến danh dự và độ uy tín của công ty. Bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ về nhân sự ở đơn vị tổ chức khi cần thiết và hỏi rõ về các khoản chi phí phát sinh khi thực hiện điều này nhé.
Phải đảm nhân sự được đào tạo trong quá trình tổ chức sự kiện
Lựa chọn trung tâm tổ chức thiếu chuyên nghiệp
Trung tâm tổ chức hội nghị nơi sẽ giúp bạn giảm bớt các áp lực về trang trí chương trình, nhân lực và hơn thế là những kinh nghiệm tư vấn khi bạn chưa tổ chức sự kiện nhiều. Do đó, để tìm được một nhà tổ chức uy tín, chất lượng và phù hợp thì không phải dễ. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay có vô vàn trung tâm hội nghị mọc lên gây nên nhiều bối rối cho ban tổ chức. Vì thế bạn hãy tham khảo thêm ở những người từng tổ chức sự kiện hoặc tham gia vào các nhóm, diễn đàn chuyên về tổ chức sự kiện để có thêm nhiều sự tham khảo, góc nhìn cho sự lựa chọn phù hợp với mình nhất.
Trung tâm tổ chức hội nghị & tiệc cưới Metropole
Tổng kết
Trên đây chính là những vấn đề khó khăn, gây trở ngại cho buổi sự kiện mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Nhằm giúp bạn có thêm kinh nghiệm, những góc nhìn hữu ích, qua đó tránh những lỗi sai không đáng có. Hy vọng những chia sẻ trễ hữu ích tới bạn và chúc bạn tổ chức nên một buổi hội nghị khách hàng thành công.
>>> Xem thêm: Hội nghị dành cho khách hàng là gì? Quy trình để xây dụng nên buổi hội nghị chuẩn nhất?
