Để chuẩn bị cho một buổi hội nghị, ban tổ chức cần tính toán, lên kế hoạch và sắp xếp rất nhiều thứ từ nội dung, kế hoạch chương trình, các trò chơi, … Và để giảm bớt các việc cần làm, ban tổ chức lựa chọn các trung tâm tổ chức hội nghị uy tín để gửi gắm chương trình. Theo đó, các trung tâm hầu hết sẽ có các cách sắp xếp bàn ghế khác nhau. Ở bài viết này, chúng ta hãy tìm hiểu về 5 cách sắp xếp bàn ghế được sử dụng phổ biến hiện nay nhé!
Phong cách lớp học (Classroom Style)
Đây là một kiểu sắp xếp mang đến cảm giác quen thuộc với người tham dự. Khách mời sẽ có cảm giác như đang ngồi trong một lớp học lớn với âm thanh, ánh sáng sinh động. Bên cạnh đó, xếp theo phong cách này sẽ giúp cho việc phân phát tài liệu, đồ dùng hoặc việc di chuyển cũng sẽ dễ dàng hơn. Khách mời dễ dàng đặt máy tính, sổ tay trên bàn nhằm ghi chép lại những thông tin cần thiết có trong chương trình. Khoảng trống giữa mỗi bàn sẽ giao động khoảng từ 50-60cm tùy thuộc vào không gian của sảnh.
Sắp xếp bàn ghế theo theo kiểu lớp học
Ưu điểm của phong cách lớp học là giúp cho người phát biểu có thể dễ dàng chú ý đến tất cả các khách mời dưới khán đài. Thế nhưng, nhược điểm cũng đến từ khả năng tương tác hạn chế hơn vì sắp xếp thêm bàn sẽ làm kéo dài khoảng cách của tất cả khách mời.
Phong cách nhà hát (Theatre Style)
Phong cách nhà hát là một cách sắp xếp khá thông dụng trong các buổi hội nghị. Khác với phong cách lớp học, nhà hát không có bàn kèm theo, mang lại cảm giác tối giản cho không gian sảnh tổ chức. Ngoài ra, khách mời có thể tự do ngồi ghép nhóm.
Các trung tâm tổ chức hội nghị sẽ sắp xếp sẵn theo hình bán nguyệt, hình tròn hoặc hàng ngang hướng về sân khấu. Sắp xếp theo kiểu so le sẽ làm tăng tầm nhìn cho người tham dự hơn nhờ vào khoảng cách khoảng 1m giữa mỗi chiếc ghế.
Phong cách bố trí theo kiểu tối giản
Ưu điểm của phong cách này là giúp cho việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn, người tham dự cũng có thể nhìn thấy sân khấu và ngược lại. Nhược điểm là vì không có bàn nên sẽ rất bất tiện khi cách mời cần ghi chú hoặc dùng bữa.
Phong cách chữ U hoặc V (U or V Shape Style)
Phong cách chữ U hoặc chữ V sẽ thích hợp cho các hội nghị và cuộc họp quan trọng, có số lượng dưới 30 người tham dự. Các kiểu sắp xếp này chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp trên TV, thông tin đại chúng. Khoảng cách mỗi bàn được xếp liền kề nhau.
Phong cách xếp bàn và ghế hình chữ U
Ưu điểm của phong cách này là kéo người tham dự lại gần nhau hơn, tạo sự dễ dàng trong việc trao đổi thông tin. Những nhược điểm chính là số lượng người tham dự ít, chỉ dưới 30 người.
Phong cách bàn tròn (Cabaret Style)
Phong cách bàn tròn khá giống với phong cách sắp xếp bàn ghế trong các tiệc cưới. Trong các buổi hội thảo đầu tư về việc dùng bữa thì Cabaret là một phong cách thích hợp. Không chỉ tăng tính nghệ thuật và sự sang trọng, phong cách này còn mang đến một sự kết nối tốt giữa các người tham dự.
Bàn tròn là phong cách phổ biến ngày nay
Ưu điểm của phong cách Cabaret là mang đến sự tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn với nhau. Nhược điểm nằm ở điểm các bàn trong rất bự, sẽ làm tăng thêm diện tích cho buổi hội nghị.
Phong cách hình vuông tròn (Hollow Square Style)
Phong cách này cần sự bố trí các bàn chữ nhật ghép lại với nhau và tạo khoảng trống ở giữa. Kiểu sắp xếp này sẽ phù hợp cho các cuộc hội nghị có quy mô lớn hơn phong cách chữ U hoặc V. Đây là một phong cách phù hợp với các kiểu hội nghị đề cao sự tương tác của mọi người hay khi không có người chỉ đạo hoặc người trình bày.
Phong cách Hollow Square ở các trung tâm tổ chức hội nghị
Ưu điểm của phong cách này là giúp cho không gian làm việc của mỗi người thoải mái và tạo sự giao tiếp tốt cho người tham dự hơn. Bên cạnh đó, tuy có thể có nhiều người tham dự hơn phong cách chữ U nhưng chỉ có thể chứa khoảng dưới 100 người tham dự.
Tổng kết
Nhìn chung lại, các cách sắp xếp bàn ghế luôn có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau, đòi hỏi người tổ chức phải nghiên cứu và tìm hiểu kỹ càng. Đừng quá lo lắng vì ở các trung tâm tổ chức hội nghị luôn có các đội ngũ tư vấn nhằm mang đến sự lựa chọn hợp lý nhất.
>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị
