Với bất kì một chương trình hay sự kiện nào được tổ chức đều cần có những nội dung và mục tiêu được đề ra một cách rõ ràng, nhất quán. Ngoài ra, bạn cần có cả một danh sách các việc cần làm như là chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, thuê MC, ca sĩ (nếu cần),… Những công việc này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn lên được kế hoạch tổ chức chỉnh chu nhất có thể.
Đưa ra mục tiêu cho chiến dịch
Đây là bước bắt buộc phải có và rất quan trọng, bởi vì trước khi cần làm gì bạn phải hiểu rõ mục đích của sự kiện đó. Từ đó, bạn mới có thể biết được cần đưa ra những hoạt động như thế nào để thực hiện được mục đích đó.
Hơn nữa, thiết lập mục tiêu cho sự kiện sẽ giúp bạn đánh giá được sự kiện đó có thành công hay không nhờ vào sự bám sát mục tiêu và đối chiếu với kết quả đạt được vào cuối buổi sự kiện.
Xác định đối tượng tham gia sự kiện
Bước này cũng là một bước quan trọng không kém. Bạn cần hiểu rõ đối tượng bạn nhắm đến và muốn họ tham gia cho sự kiện lần này là ai, độ tuổi, giới tính, ngành nghề, thuộc tầng lớp xã hội như thế nào, sở thích hoặc một vài những thói quen hành vi đặc trưng,… Từ đó bạn sẽ dễ dàng thực hiện hơn cho các bước sau.
Lên ý tưởng, nội dung, chủ đề cho sự kiện
Sau khi bạn đã có được mục tiêu cho sự kiện lần này, bạn sẽ di chuyển đến giai đoạn suy nghĩ, sáng tạo chủ đều, các nội dung liên quan để thực hiện mục tiêu đó một cách thành công nhất.
Hình brainstorm ý tưởng
Trước hết bạn cần có ý tưởng lớn (Big Idea), từ đó bạn sẽ phát triển ý tưởng lớn này thành những ý tưởng nhỏ. Sau khi có được một vài ý tưởng phù hợp bạn nên đánh giá mức độ khả thi cho mỗi ý tưởng, họp nhóm và chọn ra ý tưởng phù hợp nhất.
Khi đã có ý tưởng, bạn cần thực hiện bản kế hoạch gồm có nội dung, thời gian, các hoạt động rõ ràng sẽ diễn ra.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Bước này phụ thuộc rất nhiều vào tất cả các bước trên. Bạn cần bám sát vào các tiêu chí như chủ đều, các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, khách mời sự kiện để có thể tìm kiếm địa điểm tổ chức hợp lý.
Không gian tại địa điểm tổ chức sự kiện – Riverside Palace
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện như là hội thảo, họp báo, lễ ký kết, tiệc công ty,… rất nhiều trung tâm sự kiện mà bạn có thể lựa chọn. Một nơi chuyên tổ chức sự kiện lý tưởng và chuyên nghiệp sẽ có một số tiêu chí như sau: địa điểm gần trung tâm, không gian rộng lớn, hệ thống đèn chiếu, âm thanh, ánh sáng được trang bị sẵn, đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, tận tình. Từ một vài lưu ý đó bạn có thể sẽ chọn được cho mình một địa điểm phù hợp có chất lượng tốt đó nhé.
Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Sau khi thực hiện các bước trên bạn cần lập lại một kế hoạch thật chi tiết từ những thông tin trước và sau khi diễn ra sự kiện. Mục đích lập kế hoạch này là để đảm bảo các yếu tố được diễn ra suôn sẻ như:
- Địa điểm, hậu cần, quản lý phục vụ được bố trí hợp lý
- Diễn giả/MC
- Các hoạt động diễn ra trước khi bắt đầu, trong quá trình diễn ra và sau khi kết thúc sự kiện.
- Ngoài ra, yếu tố quan trọng là thời gian, địa điểm, phương tiện truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra.
Lập ngân sách cho sự kiện
Ngân sách cần được xem xét và kết hợp với các dự trù chi phí từ ban đầu, chia nhỏ ra các hạng mục trong bảng kế hoạch chi tiết để dễ dàng kiểm soát hơn. Ngoài ra bạn cũng nên có một khoản dự trù cho chi phí phát sinh trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.
Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Bạn nên có bước này vào trong quy trình làm việc của mình để sau khi thực hiện các sự kiện tương tự bạn sẽ tránh được những lỗi đã gặp, rút kinh nghiệm tốt hơn.
Để tổ chức thành một sự kiện là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tổ chức được một sự kiện nhưng để tổ chức thành công thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đội ngũ tổ chức, địa điểm tổ chức sự kiện, mục tiêu, đối tượng,… Mong rằng sau bài viết này bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức tổ chức sự kiện để cải thiện bản thân mình tốt hơn mỗi ngày. Chúc bạn thành công!
