Hội nghị khách hàng được xem là một trong những hoạt động kinh doanh hiệu quả của các doanh nghiệp. Với một sự kiện mang tính chất chiến lược lâu dài nên luôn được các doanh nghiệp trú trọng và đầu tư rất nhiều về tiền và công sức. Do đó, để có thể tổ chức một hội nghị thành công và in đậm dấu ấn trong lòng khách hàng thì cần phải có đủ các yếu tố quyết định mà không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn những yếu tố giúp cho những sự kiện khách hàng của bạn trở nên hoàn hảo và thu hút hơn.
Đặt mục tiêu cho hội nghị khách hàng
Quyết định quan trọng đầu tiên của bạn, trước khi bạn chọn địa điểm hoặc thực đơn tiệc, là xác định những gì bạn muốn đạt được với hội nghị khách hàng của mình. Với trọng tâm được xác định rõ ràng ngay từ đầu, các quyết định khác sẽ dễ dàng hơn.
Mục tiêu mà bạn có cho hội nghị khách hàng của mình phụ thuộc vào các giai đoạn chiến lược của bạn trong vòng đời của công ty và sản phẩm. Đối với một sản phẩm mới hoặc công ty khởi nghiệp có thể ít quan tâm đến lợi nhuận hơn nhiều so với việc xây dựng độ nhận diện thương hiệu và thu hút thêm nguồn khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Còn đối với những sản phẩm và thương hiệu công ty đã có độ nhận diện cụ thể đối với khách hàng thì cần đảm bảo độ trung thành của khách hàng và đồng thời định hướng sản phẩm phù hợp trong tương lai.
>>Tham khảo: Những điều cần biết về hội nghị khách hàng và quy trình tổ chức một hội nghị độc đáo.
Đặt mục tiêu cụ thể cho hội nghị.
Đừng biến hội nghị thành buổi bán hàng
Hãy tôn trọng khách hàng của bạn nhất có thể, đừng quá đặt lợi nhuận lên hàng đầu mà hãy luôn luôn ưu tiên khách hàng sao cho họ cảm thấy mình được tôn trọng nhất. Khách hàng thường không muốn dành thời gian và tiền bạc khan hiếm để tham dự một sự kiện mang tính bán hàng, hời hợt hoặc nội dung hội nghị không phù hợp với những gì mà họ mong đợi.
Do đó, có một số quyết định bạn nên cân nhắc về mục tiêu của hội nghị mà đặt ra những định hướng chủ đề đúng đắn, điểm mấu chốt là phải luôn hướng về lợi ích khách hàng.
Tôn trọng khách hàng bằng cách mang đến những giá trị thiết thực.
Tính toán ngân sách thực tế
Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện các doanh nghiệp cần phải tính toán chi tiết về các khoản chi cần phải bỏ ra, cách tốt nhất là lập ra một danh sách các công việc cần làm, phân cấp công việc ưu tiên để dễ dàng tính toán và đo lường chi phí sao cho phù hợp hơn. Một hội nghị được đầu tư chỉnh chu sẽ cho thấy được sự chuyên nghiệp và độ uy tín trong mắt khách hàng. Ngoài ra nên dự phòng thêm khoảng 10% kinh phí để có thể chi trả cho những chi phí phát sinh.
Tạo những chương trình giải trí lành mạnh và thu thập thêm đánh giá khách hàng
Trong những buổi hội thảo hay sự kiện cần có thêm những chương trình giải trí phù hợp giúp khách mời đỡ phải cảm thấy chán nản và khô khan. Điều bạn cần làm lúc này là hãy giúp khách hàng được thư giãn có thể là với những bữa ăn chiêu đãi hấp dẫn hoặc những trò chơi mang tính chất lượng cao với những phần quà đáng mong đợi,… Bên cạnh đó bạn cũng có thể khéo léo nhờ khách hàng cho những đánh giá thông qua biểu mẫu trực tuyến, nên chú ý hạn chế bớt những câu hỏi quá dài.
Những chương trình hấp dẫn sẽ là điểm nhấn cho sự kiện.
Quảng cáo hội nghị của bạn
Đây là một điều mà khá nhiều các doanh nghiệp bỏ qua, bởi không phải ai cũng sẽ biết đến sự kiện của bạn nếu bạn không quảng cáo chúng. Đây cũng là bước quan trọng để thu hút thêm nhiều khách mời cũng như khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần chú ý đến mục tiêu và nội dung sự kiện để có thể phổ biến đến từng nhóm khách hàng phù hợp, không nên quảng cáo quá đại trà vì nó sẽ làm mất đi sự chuyên nghiệp và uy tín vốn có. Nên đặt mục tiêu cụ thể cho giai đoạn này để có thể thu hút được nhiều người tham dự hội nghị nhất có thể vì số lượng khách mời là thức đo cho sự thành công của hội nghị.
Hội nghị khách hàng là dịp quan trọng để doanh nghiệp củng cố niềm tin và thu hút thêm nhiều khách hàng, đồng thời cũng là cơ hội tốt để quảng bá sản phẩm. Do đó hãy chuẩn bị thật tốt và lập một kế hoạch chi tiết để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo nhất.
