Kinh nghiệm tổ chức sự kiện với số lượng khách mời lớn

Một sự kiện được tổ chức thành công không chỉ bởi việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện khéo léo, mà còn có sự kết hợp giữa nhiều yếu tố khác. Trong đó, khâu thiết lập và quản lý danh sách khách mời dự sự kiện rất quan trọng. Công việc này yêu cầu đơn vị tổ chức phải có khả năng hoạch định, linh hoạt trong xử lý tình huống trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Để tăng thêm hiệu quả và đảm bảo thành công của một sự kiện, chúng tôi sẽ chia sẻ các kinh nghiệm hữu ích tổng hợp được khi tiếp xúc với các chuyên gia tổ chức sự kiện tại TPHCM.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện với số lượng khách mời lớn

Lời khuyên về thiết lập, lựa chọn danh sách khách mời

Khách mời đến dự sự kiện có thể là những tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân được đơn vị tổ chức chính mời đến để tham dự sự kiện, là những đối tượng mà nhà tổ chức muốn tác động đến. Bởi vậy đây là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.

Danh sách khách mời là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự kiện

Để thành lập danh sách khách mời, các sự kiện lớn nhỏ thường trải qua một số bước chung. Đầu tiên, bạn nên thống nhất về số lượng, cơ cấu khách mời với địa điểm tổ chức sự kiện. Sau đó là thiết lập các loại danh sách khách mời của sự kiện. Tương ứng với việc phân loại khách mời, chúng ta có thể lập các file excel và phân họ vào các nhóm khách VIP của sự kiện; khách được ưu tiên có mặt tại sự kiện hay khách chính thức; nếu các vị khách được ưu tiên không thể góp mặt, danh sách khách dự bị thay thế lúc này trở nên rất hữu ích. Đối với danh sách các khách mời là giới truyền thông sẽ được liệt kê tùy theo quy mô của sự kiện mà ban tổ chức mong muốn.

Sau khi đã có một loạt các danh sách cần thiết, bạn nên tiến hành kiểm kê lại lần nữa, điều này đặc biệt quan trọng với những sự kiện quy mô lớn để tránh trùng lặp hay bỏ sót thông tin của vị khách mời nào đó. Trước khi bàn giao danh sách khách mời cho đơn vị tổ chức uy tín mà bạn lựa chọn, bạn nên lưu lại một bản để đối chiếu với họ khi cần nhé!

Nên tiến hành kiểm kê lại danh sách khách mời

Một số lưu ý trong quá trình tổ chức với sự kiện đông người tham gia

Khu vực check-in khách mời

Thông thường tại các sự kiện đều có khu vực check-in cho khách mời đến tham dự và nhân viên lễ tân hỗ trợ cho hoạt động tại đây được diễn ra thông suốt và nhanh chóng. Để bữa tiệc giữ được sự trang trọng và trật tự, các vị khách VIP, có thân phận đặc biệt nên được có bàn check-in riêng. Các nhân viên đứng tại quầy nên có sự linh hoạt nhất định cho việc điều phối và quản lý các khách mời để tránh sự nhầm lẫn địa điểm tổ chức, gây náo loạn tại mặt tiền của sự kiện.

Khu vực check-in khách mời tại địa điểm tổ chức sự kiện

Sự an toàn của khách mời được ưu tiên trước hết

Mỗi địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có những ưu nhược điểm riêng mà các bạn cần lưu ý nhằm giúp sự kiện diễn ra một cách ổn định và tốt đẹp. Chẳng hạn với sự kiện tổ chức tại sảnh hội nghị chuyên cho các dịp như vậy tạo điều kiện thuận lợi để ban tổ chức đảm bảo trật tự và an toàn cho khách mời. Tuy nhiên, nếu địa điểm nằm ở quán bar, khu vực có hồ bơi, bãi biển thì bạn sẽ phải bỏ công sức cân nhắc nhiều yếu tố hơn để tổ chức sự kiện diễn ra suông sẻ. Bởi đặc thù sự khác biệt không gian, việc bố trí bàn ghế cũng có những lưu ý riêng để phù hợp với quan cảnh và tính chất sự kiện. Với khu vực hồ bơi, bãi biển, đơn vị tổ chức nên có các biện pháp bảo đảm an toàn cho khách mời, đặc biệt khi có thêm trẻ em tham gia.

Sự an toàn của khách mời được ưu tiên trước hết

Trao quà tặng khi khách ra về

Tại các sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện hội nghị, hội thảo,.. hầu hết khách hàng sẽ có quà tặng đến khách mời khi họ ra về. Chính vì vậy làm sao để đảm bảo trật tự khu vực phát quà cũng như chắc chắn rằng khách hàng đều nhận được quà là vấn đề mà người tổ chức sự kiện cần quan tâm để điều phối hợp lí tránh để khách đợi cũng như phát thiếu. Người tổ chức sự kiện nên khéo léo phân bổ để nhận được sự hỗ trợ này từ các nhân viên tại địa điểm tổ chức sự kiện nhằm tránh không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách.

Điều phối lượng khách mời lớn trong buổi sự kiện là công việc không hề đơn giản và cần dụng tâm rất nhiều từ phía ban tổ chức. Hy vọng với những chia sẻ trên, buổi sự kiện của bạn sẽ thành công như mong đợi.

Post Author: admin