Prom Night là một sự kiện ý nghĩa đối với học sinh sinh viên cuối cấp. Sự kiện này xuất phát từ những trường học phương Tây nhưng vẫn được giới trẻ Việt Nam đón nhận. Để chương trình Prom Night được diễn ra thành công, chúng tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và kế hoạch chung để thực hiện ngay sau đây.
Prom Night là chương trình như thế nào?
Prom (Promenade) là chương trình dạ tiệc dành cho học sinh sinh viên cuối cấp. Chương trình này thường được tổ chức vào buổi tối nên được gọi là Prom Night. Một buổi chia tay cuối cấp đầy trang trọng và sôi nổi, là sự kiện được chuẩn bị công phu trong mọi khâu.
Sự kiện này luôn được học sinh sinh viên đón chờ, bởi đặc biệt và ấn tượng nhất là chương trình King and Queen. Hoạt động ý nghĩa va thú vị để tìm ra gương mặt nam và nữ sáng giá nhất trong toàn khoa.
Để tổ chức một chương trình Prom đơn thuần kiểu Việt thì rất đơn giản. Tuy nhiên, cách tổ chức tiệc Prom thật hấp dẫn thì là điều không phải ai cũng có thể làm được. Để trông sự kiện thật chỉnh chu, chuyên nghiệp và mang lại nhiều trải nghiệm tốt đẹp cho mọi người. Bạn hãy theo dõi gợi ý của chúng tôi ngay sau đây.
Kế hoạch tổ chức chương trình Prom Night
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Prom Night
Địa điểm là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới kịch bản và kế hoạch thực hiện chương trình. Do đó, việc chọn địa điểm từ sớm sẽ giúp bạn dễ dàng theo sát để tiến hành những công việc còn lại.
Thông thường Prom Night sẽ tốt hơn nếu được tổ chức ngay tại trường. Tuy nhiên, trong trường hợp khuôn viên trường hẹn, không gian không thuận lợi để bố trí hệ thống loa đài, ánh sáng thì việc tìm kiếm địa điểm rộng rãi, tiện nghi, thích hợp để tổ chức là điều vô cùng quan trọng.
Để lựa chọn được địa điểm phù hợp, bạn cần biết số lượng người tham gia bao gồm học sinh hoặc sinh viên trong khóa/ lớp, thầy cô giáo trong trường, khách mời (nếu có). Kết hợp với ngày tháng, thời gian diễn ra chương trình để ký kết đặc cọc với bên cho thuê.
Lưu ý khi lựa chọn địa điểm, bạn nên xem xét những yếu tố sau:
- Bãi đỗ xe
- Nhà vệ sinh
- Lối đi
- Sảnh trong
- Sảnh ngoài
- Trang thiết bị
- Cơ sở vật chất
- Thực đơn tiệc
- Chất lượng phục vụ
- Giá cả hợp lý
Lựa chọn chủ đề phù hợp với chương trình Prom Night
Để sự kiện lưu lại trong tâm trí người tham gia thì điều cốt lõi bạn phải có một chủ đề cụ thể, concept hay. Đây chính là “linh hồn” của cả một sự kiện, là “xương sống” giúp bạn phát triển nội dung, triển khai các hoạt động cho đêm Prom Night. Nếu xâu chuỗi các chương trình một cách logic thì người tham gia sẽ dễ hình dung thông điệp, ý nghĩa một cách sâu sắc và dài lâu.
Có được chủ đề bạn sẽ lựa chọn được màu sắc hợp với concept. Để từ đó có thể chuẩn bị quà tặng, những vật dụng trang trí phù hợp với concept.
Chọn thực đơn cho buổi tiệc Prom Night
Trong đêm Prom Night, những món ăn, thức uống cũng đóng vai trò quan trọng, là một yếu tố giúp duy trì buổi tiệc. Vì vậy, thiết lập một thực đơn phù hợp sẽ giúp mọi người thưởng thức ngon miệng, vui vẻ hơn trong đêm Prom.
Về việc đặt tiệc, bạn nên lựa chọn nhà hàng có sự đảm bảo về an toàn thực phẩm, có món ăn hấp dẫn, bày trí đẹp mắt. Bạn có thể tham khảo món ăn để sắp xếp đưa vào thực đơn tiệc của Riverside Palace.
Kiểm tra hệ thống âm thanh và ánh sáng
Chương trình Prom có sự tương tác cao giữa MC và khán giả, các tiết mục văn nghệ cũng sẽ được đầu tư. Vậy nên, hệ thống âm thanh và chất lượng ánh sáng cần trong, vang và phối hợp hài hòa. Hạng mục này bạn cần kết hợp khảo sát khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo chất lượng dịch vụ bên nhà cung cấp mang lại.
Phân bố ngân sách cho các hạng mục
Sự kiện Prom được tổ chức bởi một tập thể, có thể là lớp hoặc cả khóa, vậy nên chi phí thực hiện chương trình nên chi tiết cụ thể ngay từ đầu để mọi người biết được con số đóng góp chính xác. Vì vậy, bạn cần thiết lập bảng sự trù kinh phí, hoạch toán ngân sách cần có để không phân bố chi tiêu phù hợp. Đồng thời, có kế hoạch triển khai nhân sự thực hiện các giai đoạn một cách hợp lý.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện Prom Night. Hy vọng với những thông tin được gợi ý này sẽ giúp bạn dễ dàng có kế hoạch thực hiện hơn. Ngoài ra, nếu cần hỗ trợ thêm thông tin, bạn có thể liên lạc với bên cung cấp dịch vụ, đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để trao đổi và bàn bạc chi tiết. Chúc bạn thành công!
