6 điều cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện là một quyết định là nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ sự kiện của bạn. Tất cả những điều như ngày diễn ra sự kiện, lựa chọn cách phục vụ thức ăn hay khiến cho khách tham dự hài lòng đều cần phải tính toán kỹ lưỡng.

Việc lựa chọn địa điểm trung tâm hội nghị – sự kiện nên được thực hiện càng sớm càng tốt với 3 yếu tố như: ngân sách dự tính, quy mô của sự kiện và nhu cầu về không gian sự kiện. Nên đặt địa điểm trước từ 4-6 tháng để bạn còn có thời gian để sắp xếp những thứ quan trọng khác. Dưới đây là 6 cân nhắc hướng dẫn bạn để lập kế hoạch chu đáo và tiết kiệm thời gian.

1. Địa điểm tổ chức sự kiện

dia diem to chuc su kien

Đầu tiên, nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị sao cho thuận tiện trong việc di chuyển khi các khách mời đi từ nhà hoặc công ty. Đừng quên cân nhắc về những vấn đề như kẹt xe, phương tiện di chuyển và nơi đỗ xe để khiến khách mời hài lòng khi đến với sự kiện. Có thể giúp đỡ khách mời tiết kiệm thời gian của mình bằng cách in địa điểm lên thiệp mời và đánh dấu những chỗ quan trọng để khách mời dễ dàng tìm được địa điểm.

2. Sức chứa và chi phí cho đồ ăn/ thức uống

Bạn nên để ý đến sức chứa của một căn phòng sự kiện, bởi vì 1000 người thì khó mà cảm thấy thoải mái trong một căn phòng dành cho 500 người được. Bên cạnh đó, sẽ rất khó khăn để di chuyển ra khỏi khán phòng nếu như có sự cố xảy ra giữa sự kiện. Đối với chi phí dành cho đồ ăn và thức uống, cần đảm bảo rằng bạn chi tiêu đúng mức mong muốn như các sự kiện đã diễn ra trước đó mà không bị lãng phí.

3. Dịch vụ và tiện nghi

tien nghi dia diem to chuc su kien

Thật may mắn nếu như hội trường để bạn dùng làm địa điểm tổ chức sự kiện đã có sẵn một đội ngũ nhân viên vệ sinh đảm bảo sự sạch sẽ trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Nếu không thì bạn có thể tự xây dựng một đội hỗ trợ sự kiện hay tìm các tình nguyện viên. Các thiết bị trình chiếu nên sẵn có ở hội trường hoặc tự bạn có thể chuẩn bị nếu muốn sự kiện tiến hành một cách hoàn hảo hơn.

4. Các mục sự kiện

Bạn nên quyết định xem phần nào của sự kiện mà mình muốn thu hút được nhiều tương  tác với khách mời? Chẳng hạn như khu vực đăng ký hoặc ngay tại cổng chào? Khi quyết định lựa chọn một nơi diễn ra sự kiện, hãy nghĩ đến việc bạn sẽ sắp đặt bàn ghế và trang trí tuyệt vời như thế nào. Có thể đầu tư sự đa dạng cho sự kiện bằng cách lắp đặt một sân khấu biểu diễn hay một quầy bar để khách mời dùng thử sản phẩm.

5. Không khí hội trường

hoi truong dia diem to chuc su kien

Đặc biệt là nên quan tâm đến trang trí phía bên trong địa điểm tổ chức. Khi lựa chọn phong cách kiến trúc và nội thất của tòa nhà đó, thì sự kiện của bạn muốn nói lên điều gì? Nếu như bạn tổ chức một buổi dạ tiệc thì bạn cần nhiều khán phòng khác nhau hơn là khi bạn tổ chức triển lãm. Không khí hội trường nên phù hợp với cảm giác mong muốn của bạn về sự kiện (chuyên về công nghệ, sang trọng cao cấp,…), bạn cần phải tự tay trang trí nhiều hơn cho điều đó.

6. Sự dễ tiếp cận

Sự kiện nên khả thi với mọi người, nhất là những ai có nhu cầu đặc biệt, để họ dễ dàng tiếp cận được tòa nhà. Trước khi trả lời được câu hỏi này, bạn cần hiểu được người tham dự sự kiện của mình là ai và nhu cầu tham gia của họ là gì? Có thể bạn biết được cách sắp xếp khi có trẻ em tham dự sự kiện nhưng trong trường hợp có nhiều người cần nhu cầu đặc biệt tham gia thì bạn nên tham khảo lại các sự kiện gần đó được tổ chức của bạn thực hiện để hiểu rõ hơn về điều cần làm.

Cuối cùng, cần linh hoạt thương lượng với chủ của các địa điểm tổ chức sự kiện để được ưu đãi về chi phí và để sự kiện được diễn ra một cách trơn tru. Các hướng dẫn cơ bản trên có thể giúp bạn lên kế hoạch cho một sự kiện được diễn ra theo đúng như yêu cầu của tổ chức.

   

Post Author: admin